GIS سازمانی

مفاهیم و کاربردها

gis سازمانی نام کتابی است به نویسندگی جان وودارد و ترجمه سعید جوی‌زاده، زینب زرگری و منصور ادیبی، که توسط انتشارات آکادمیک منتشر شده است.

در ادامه بخش‌هایی از کتاب را می‌آوریم:

1 مقدمه و سازماندهی

1.1 مقدمه

این کتاب از “حذف” سیستم‌های اطلاعات جغرافیایی سازمانی (EGIS) حمایت نمی کند، اما نشان می دهد که چگونه GIS از طریق استفاده از نظریه‌ها، ایده‌ها و روش‌های معماری سازمانی (EA) سود می برد. بسیاری از مردم احساس می کنند وقتی بیش از یک کامپیوتر به مجموعه داده متصل است، به اشتراک گذاری فایل‌ها و چاپگرها بین افراد یا بخش ها، یک سیستم سازمانی است. این به دور از حقیقت است، به ویژه در زمینه GIS، جایی که افراد خیلی سریع و راحت با قراردادهای نامگذاری پرونده، سازماندهی یا قالب بندی بازی می کنند. این سیستم‌ها با نام فایل‌های نامناسب، مسیرهای ناکارآمد یا تکراری، داده‌های نادرست یا فایل‌های آسیب دیده روبرو هستند و احتمال بسیاری از مشکلات دیگر نیز وجود دارد.

هر سیستم اطلاعاتی که این مشکلات را داشته باشد موفق نخواهد شد. سیستم ناکارآمد خواهد بود، در پاسخگویی کند عمل می کند و هنگام تصمیم گیری داده‌های بدی ارائه می دهد. مشکلاتی مانند مسیرهای تکراری به پرونده‌ها می تواند زمان پاسخگویی سیستم را به طور چشمگیری کاهش دهد، اما در برابر نگاه سطح پایین پنهان می ماند. با گذشت زمان، این مشکلات تأثیر تجمعی بر عملکرد سیستم خواهند داشت و در نهایت منجر به خرابی می شود. تلاش برای کار با سیستمی که دارای نقص است همان تیراندازی به پای خود است.

به نظر می رسد مردم تنها پس از آنکه مشکلات سیستم را با مشکلات قابل پیشگیری از بین بردند متوجه مشکلات آن می شوند. به طور طبیعی، به نظر می رسد که خرابی سیستم همیشه در شرایط “بحران یا عجله” اتفاق می افتد که زمان مهم است! سیستمی که از کار بیفتد قطعاً تأثیر منفی بر تلاش کاربر برای رعایت مهلت‌ها خواهد داشت. عدم رعایت مهلت بحرانی نه تنها بر سیستم، بلکه بر حرفه‌ای بسته به سیستم تأثیر منفی خواهد گذاشت! بله، هر کس هر چند وقت یک بار مهلت را از دست می دهد و خرابی سیستم به عنوان یک دلیل موجه، یک بار، یا شاید دو بار، پذیرفته می شود. شکست‌های مکرر در رعایت مهلت‌ها همیشه به گردن کاربر سیستم می افتد و سرزنش سیستم در آن زمان بهانه‌ای برای بی کفایتی آنها تلقی نمی شود.

خرابی سیستم‌های اطلاعاتی حداقل به شهرت حرفه‌ای افراد آسیب می رساند، منجر به اخراج یا هر دو می شود.

می توان از مشکلات سیستم جلوگیری کرد  و شهرت و مشاغل با استفاده از ایده‌ها و روش‌های حوزه معماری سازمانی در امان بماند! بهترین راه حل برای حل مشکلات جلوگیری از نفوذ آنها به سیستم است. معماری سازمانی یک برنامه استراتژیک را برای حذف و جلوگیری از بروز مشکلات در سیستم‌های تجاری سازمان ترویج می کند. هدف معماری سازمانی ایجاد یک برنامه استراتژیک است که  ارمغان آن پشتیبانی از ماموریت اصلی کسب و کار و همه دارایی‌ها، کارکنان و منابع یک سازمان است.

GIS یک ابزار قدرتمند است که از ماموریت اصلی تجاری پشتیبانی می کند. GIS‌های ضعیف طراحی شده یا پیاده سازی شده همیشه با مشکلات داده، ارتباطات، تلاشهای تکراری، فایلها، فرآیندها و غیره روبرو هستند. این مشکلات عملکرد هر GIS رومیزی یا سازمانی را فلج می کند. نویسنده می خواهد خواننده این حقیقت را در نظر بگیرد که پشت هر سیستم اطلاعاتی موفق یک معماری سازمانی (طرح) خوب اجرا شده است. معماری سازمانی کلید ایجاد GIS‌های موفق را در اختیار دارد. چند کلید معماری استراتژیک، معماری داده، فرمت داده‌ها، استانداردها و غیره است. معماری استراتژیک یا سازمانی سنگ بنایی است که این پایه سیستم را آغاز کرده و به هم پیوند می دهد.

یک متخصص GIS می تواند از این کلیدهای طراحی برای ساخت GIS‌های سازمانی استفاده کند که با ایده‌های معماری سازمانی بهبود یافته یا تقویت می شوند. GIS‌های سازمانی که با عناصر معماری سازمانی تقویت شده‌اند باعث صرفه جویی در هزینه، بازگشت سرمایه بالا و عملکرد بالا می شوند. متخصصان GIS می توانند سیستم‌های اطلاعاتی را عاری از خطاهای سیستم، قابل اعتماد و پر از اطلاعات قابل اعتماد، ایجاد کنند. شخصی که مسئول توسعه و استقرار سیستمی است که مشکلات “روش قدیمی” را برطرف می کند و با هزینه کمتری با بازگشت سرمایه بیشتر (ROI)، حلال تمامی مشکلات است!

GIS‌های سازمانی در درجه اول برای ارائه قابلیت‌های GIS به بخش‌ها و اعضای یک سازمان طراحی و اجرا می شوند. متأسفانه، اغلب اوقات، کاربران و مدیران GIS در ارائه یک هدف یا هدف استراتژیک ناموفق هستند. فروشندگان نرم افزارهای تجاری، ارائه‌های کنفرانسی و مقالات و نشریات نویسندگان دانشگاهی از مزایای یک سیستم سازمانی دفاع می کنند. بسیاری از سازمانها به سادگی فاقد بودجه و منابع کارکنان برای طراحی و پیاده سازی سیستم سازمانی هستند. شرکت‌های نرم افزاری تجاری به این واقعیت پی برده‌اند و این ایده را ترویج می کنند که نرم افزار آنها می تواند با یک کلیک ساده ماوس یک راه حل “خارج از جعبه” ایجاد کند. این شرکت‌های نرم افزاری که این راه حل‌های “آسان و ساده” را دستفروش می کنند، هدف فروش و قفل کردن سازمان در یک سیستم اختصاصی را دارند. نرم افزار اختصاصی به این معنی است که هرگونه به روز رسانی، تغییرات، یا برنامه‌های جدید باید (با هزینه) با برنامه یک شرکت کار کنند. مشتری مجبور است بدون توجه به میزان رضایت از محصول یا خدمات، رابطه تجاری خود را با این فروشنده حفظ کند. قفل کردن مشتری در راه حل اختصاصی به معنای جریان مداوم درآمد برای شرکت نرم افزاری است.

به نظر می رسد ارائه‌های دانشگاهی، نشریات یا مقاله‌ها همیشه با یک جهان ایده آل گرایانه سروکار دارند. این دنیایی است که در آن همه افراد از نظر مالی، زمان و نیروی انسانی این امکان را دارند که به سادگی یک سیستم سازماندهی شده را از هوا خلق کنند! افراد دانشگاهی بر این باورند که همه یک سیستم سازمانی دارند یا به زودی به کار خواهند بست. این مقاله‌ها و ارائه‌ها این تصور را ایجاد می کنند که همه یک سیستم را توسعه داده‌اند یا اینکه طراحی سیستم بسیار آسان و سریع است. همه، فروشندگان نرم افزار تجاری، مشاوران یا متخصصان دانشگاهی از بحث و توضیح فرایند توسعه و توزیع GIS با جزئیات بسیار ناچیز در مورد نحوه طراحی سیستم غافل می شوند.

GIS وجود دارد که به سادگی در سراسر یک سازمان توزیع می شود. اینها زمانی ایجاد می شوند که بخشهای مختلف یا چند نفر شروع به کار با GIS می کنند. این یک سیستم سازمانی واقعی یا حتی روش خوبی برای به اشتراک گذاری فایل‌ها نیست. مشکل این GIS “توزیع شده” این است که اگر هر شخص یا بخش نقشه و داده بدون هیچ گونه حس سازماندهی یا پشتیبانی پروژه متقابل تهیه کند، این نتایج GIS توزیع موقت منجر به کپی تلاش‌ها، داده‌ها و نتایج می شود. هرج و مرج در داخل سیستم ایجاد می شود زیرا افراد حجم زیادی از اطلاعات را بدون احساس جهت یا ارزش تولید می کنند. اطلاعاتی که هیچ ارزشی ندارند بی فایده هستند و این به نوبه خود به این معنی است که تمام تلاش، زمان و منابع مالی صرف شده برای تولید این اطلاعات هدر می رود.

مجموعه داده‌های حسابرس شهرستان را با اطلاعات مربوط به قطعات زمین در شهرستان در نظر بگیرید. هر هفته اطلاعات قطعات ملکی (خطوط، مالکیت و غیره) باید به روز شود. معماری داده برای استانداردسازی یا حفظ کیفیت داده هرگز اجرا نشده و  این عدم کنترل منجر به ایجاد مجموعه داده‌ای با مشکلات شده است. عدم استانداردسازی نام صاحبان قطعات یکی از مشکلات داده است. با جستجو در مجموعه داده‌های قطعات ملکی، مشخص شد که نامهای شهرداری غلط املایی، نادرست اختصاری، حتی عنوان شهر به عنوان یک روستا یا شهر ذکر شده است. نام نادرست برای مالکیت، موقعیتی را ایجاد می کند که در صورت درخواست از پایگاه داده، اطلاعات غلط به دست می آید. اطلاعات غلط به نوبه خود تضمین می کند که هرگونه تجزیه و تحلیل بر روی اطلاعات خراب انجام شده منجر به نتیجه نادرست خواهد شد.

مرزهای املاک (یا خطوط بسته) سیستم را با یک مشکل بسیار منحصر به فرد مبتلا می کند. دفتر مهندسین شهرستان مسئولیت اطمینان از صحت تمام مرزهای تعیین شده برای ملک را دارد. با این حال، حسابرس شهرستان وظیفه دارد تمام سوابق مالیاتی، مالکیت و اطلاعات مربوط به قطعات ملک را حفظ کند. دو دپارتمان که انواع مختلفی از اطلاعات را برای یک مجموعه داده یکسان نگهداری می کنند، اگر مشکل نباشد، باید با سوء ارتباط، ارتباط برقرار کنند.

هنگامی که شخصی تصمیم می گیرد یک واحد ملک را ترکیب یا تقسیم کند، کارکنان حسابرس افزایش یا کاهش ارزش مالیاتی قطعه ملکی را به روز می کنند و سپس از GIS خود برای تغییر دارایی استفاده می کنند. یک تغییر ساده در GIS حسابرس، قطعه را به دو قسمت تقسیم می کند یا دو قطعه را در یک قطعه جدید ترکیب می کند. اجرای این فرآیند GIS تنها چند دقیقه طول می کشد، همه چیز به روز می شود، ارزش‌های مالیاتی جدید و مالکیت به روز می شود! شگفت انگیز، همه چیز به سرعت تمام می شود … یا اینطور است؟ مجموعه قطعه حسابرس با اطلاعات جدید و حتی مرزهای جدید برای اموال تحت تأثیر خرید به روز شده است. خواننده باید این واقعیت را به خاطر بسپارد که مهندس مسئول حفظ مرزهای اموال است!

این جایی است که مشکل بین دو بخش ایجاد می شود. از نظر قانونی، دفتر مهندس نمی تواند هیچ محدوده‌ای را بدون بررسی زمین مناسب بپذیرد یا تغییر دهد. یک روند قانونی در هر شهرستان وجود دارد که باید توسط دفتر مهندس دنبال شود تا اطمینان حاصل شود که خطوط املاک به درستی اندازه گیری، ثبت و تأیید شده توسط یک نقشه بردار حرفه‌ای است. این فرایند مانع از حذف یا افزودن خطوط به نقشه قطعه توسط کارکنان مهندس می شود.

این مسئله باعث ایجاد دو نقشه در استان می شود که اطلاعات املاک را نشان می دهند. یک نقشه نشان دهنده استان به عنوان حسابرس است که از طریق اطلاعات مالیاتی املاک را مشاهده می کند. نقشه دیگر نشان دهنده شهرستان به عنوان مهندس است، که از طریق یک نظرسنجی معتبر به ویژگی‌ها می پردازد. نقشه مالیات حسابرس دارای کلیه اطلاعات به روز شده برای مالیات، مالکیت و غیره خواهد بود، اما خطوط بسته از نظر قانونی صحیح نخواهد بود. نقشه مهندس به طور طبیعی وضعیت مخالف دارد، خطوط بسته صحیح است، اما همه اطلاعات مالیات، مالکیت و غیره قدیمی هستند. این وضعیت سردرگمی عظیمی را برای برنامه ریزان شهرستانها، توسعه دهندگان خصوصی و اعضای عمومی ایجاد می کند.

پاسخ به وضعیت دو نقشه یک طرح داده (معماری) است که به نحوه به روز رسانی اطلاعات بسته می پردازد. بهترین راه حل فرایندی خواهد بود که به هر دو بخش اجازه می دهد نقشه قطعه GIS را به طور همزمان در زمان واقعی ویرایش کنند. این فرایند مستلزم بررسی و تعادل است. اولین بررسی سیستم شامل اخطار به مهندس است که درخواست تغییر در محدوده اموال را می کند. این درخواست مرور محدوده‌های املاک را آغاز می کند که میزان تغییر مورد نیاز را تعیین می کند. لیستی از نقشه برداران توصیه شده یا تأیید شده برای شهروندی که مراحل را آغاز می کند ارسال می شود. کارکنان حسابرس می توانند به روزرسانی را برای شهروندان با این درک آغاز کنند که تا زمانی که نظرسنجی توسط مهندس شهرستان ثبت نشده، تأیید و پذیرفته نشده است، هیچ چیزی تأیید یا تغییر قانونی نمی کند.

معماری سازمانی بر ارائه سازمان و مدیریت ریسک و تغییرات در یک سیستم پیچیده متمرکز است. معماری یک سازمان تنها در صورتی موفقیت آمیز است که بتواند از پشتیبانی و یا بخش خرید اعضاء استفاده کند (ویلسون 2013). ارتباطات واضح و مختصر برای دستیابی به خرید سهامداران شرکت بسیار مهم است و سیستم را قادر می سازد تا ریسک را مدیریت کرده و با دنیای دیجیتالی در حال تغییر سریع سازگار شود.

ذینفعان شرکت، مدیران و کارکنان صرفاً از یک سیستم جدید به گفته طراح حمایت نخواهند کرد. هرکسی که مایل به ایجاد و پیاده سازی یک سیستم سازمانی، به ویژه EGIS است، باید بین همه کسانی که با سیستم تعامل دارند اعتماد ایجاد کند. می توان توصیف کرد که سیستم پیشنهادی چگونه در وقت همه افراد صرفه جویی می کند، به سوالات پاسخ می دهد یا از تجزیه و تحلیل کسب و کار پشتیبانی می کند و غیره.

سیستم در حال نگاه دوم است و با ارتباطات واضح و مختصر می تواند به سرعت برای همه توضیح دهد که چگونه همه آنها با پشتیبانی از یک سیستم جدید از مزایای آن بهره مند می شوند.

به نظر می رسد همه، اعداد هزینه و زمان را درک کرده اند. هزینه و زمان در هم تنیده شده‌اند که دو مورد از بزرگترین مسائل هنگام استقرار سیستم جدید را تشکیل می دهند. با این حال، آنها متحدان شما در دفاع از نیاز به تعمیرات اساسی یا ساخت سیستم هستند. این روش دفاع از نیاز یا هزینه توسعه یک سیستم جدید از طریق تجربه خود نویسنده نشان داده شده است. از نویسنده شما خواسته شد تا اعداد “واقعی” را ارائه دهد که هیئت مدیره بهداشت به راحتی آنها را درک کند. رویکرد نویسنده این بود که کل هزینه‌های بخش بهداشت را برای پرسنل خود برای بازرسی سیستم سپتیک (تصفیه فاضلاب) تقسیم کند. ابتدا از فرد بازرس پرسیده شد که چند سیستم سپتیک (تصفیه فاضلاب)  را در روز یا هفته بررسی می کند. پاسخ چهارتا در هفته بسیار شگفت آور بود!

کارکنان بخش بهداشت توضیح دادند که جستجوی پرونده‌های قدیمی (بدون سوابق دیجیتالی) زمان زیادی را صرف می کند. دو دستیار اداری تخمین زدند که هرکدام چهار ساعت به تحقیق در مورد سیستم‌های سپتیک (تصفیه فاضلاب)  که نیاز به بازرسی داشتند پرداختند. بازرس تخمین زده است که او تقریباً چهار تا شش ساعت وقت صرف کرده است، تحقیقات آنها را مرور کرده، از Google Maps برای مشاهده استفاده کرده و سپس بهترین مسیر را برای دسترسی به مجموعه ملک با سیستم سپتیک تعیین کرده است. این بدان معناست که هر سیستم سپتیک (تصفیه فاضلاب)   مورد بررسی قرار می گیرد و به طور کلی 8 ساعت به علاوه 6 ساعت و در مجموع 14 نفر ساعت نیاز دارد تا به سادگی این سیستم را مورد بررسی و مکان یابی قرار دهد. بنابراین، این واحد 56 ساعت (14 × 4) برای بررسی چهار سیستم سپتیک سرمایه گذاری می کرد! بیایید فرض کنیم که نرخ متوسط ​​ساعتی برای هر فرد در پروژه 2000 دلار در ساعت است. هزینه کل چهار سیستم سپتیک 1,120.00  دلار خواهد بود.

نویسنده محاسبه کرد که وقتی GIS سازمانی به درستی ایجاد و نصب شود، هزینه‌های بخش بهداشت کاهش چشمگیری را نشان می دهد. دستیاران اداری دیگر، نیز نیازی به دسته بندی فایلهای قدیمی و یادداشتهای دست نویس ندارند. با یک کلیک ساده بر روی قطعه، اسناد پیوندی مربوط به بسته و سیستم سپتیک (زمان صرف شده پنج دقیقه) نمایش داده می شود. آنها سپس می توانند اطلاعات را مرور کرده، یافته‌ها را چاپ یا به بازرس ایمیل کنند. بازرس دیگر مجبور نیست یک کتاب از اسناد را روی میز خود بخواند، یک کلیک ساده ماوس تمام اطلاعات مورد نیاز برای بازبینی را نشان می دهد (20 دقیقه در هر مرور). حالا او می تواند با پیوند GIS سازمانی به Google Maps تغییر کرده و به سادگی روی مسیر کلیک کند تا سریعترین مسیر به سیستم سپتیک مورد بررسی (در مجموع 30 دقیقه) تعیین شود. در حال حاضر مجموع نفر ساعت صرف شده است: 5 دقیقه (2 پوند) = 10 + 20 + 30 = 60 دقیقه یا 1 ساعت در هر بازرسی. در حال حاضر هزینه‌های وزارت بهداشت هزینه 20.00 دلار × 1 ساعت = 2000 دلار در هر بازرسی است.

هنگامی که مشتری می تواند هزینه‌های خود را از 1.120.00 دلار به 2000 دلار در هر بازرسی کاهش دهد، بسیاری از استدلال‌ها علیه سیستم جدید از بین می رود.

چابکی، انعطاف پذیری، سازگاری و یافتن راه‌های جدید برای پیروزی در رقابت، هدف هر تاجر است. یکی از مزایای معماری سازمانی، خطوط ارتباطی واضح تر در سراسر سازمان است. یک سلسله مراتب ارتباطی است که مشخص می کند چه کسی با چه کسی تماس‌های غیر ضروری فهرست را حذف می کند که روند هزینه، زمان واکنش شرکت در برابر تغییرات بازار را کند می کند. سلسله مراتب ارتباطات به تصمیم گیرندگان این امکان را می دهد تا در مورد مشکلات یا فرصت‌های تجاری اطلاعات کسب کنند، وضعیت را ارزیابی کنند، تصمیم گیری کنند و سپس پاسخ شرکت را به شرایط هدایت کنند.

این اعتقاد وجود دارد که اگر بیش از یک بخش به قابلیت‌های GIS دسترسی داشته باشند، این شرکت یک EGIS ایجاد کرده است. این ادعا دقیق است اگر کسی این ایده را بپذیرد که EGIS فقط ابزارهایی را برای تمام سطوح یک سازمان ارائه می دهد. متأسفانه، این نوع EGIS فاقد پایه برنامه ریزی است که بتواند سازمان و جهت را به سیستم ارائه دهد. این سیستم شامل بسیاری از خطاها، داده‌های تکراری، پروژه‌های مازاد و غیره خواهد بود. کارآمد و قابل اعتماد نخواهد بود و همچنین از تصمیمات تجاری پشتیبانی قابل اعتماد نخواهد کرد.

رشته معماری سازمانی می تواند ویژگی‌های سازمانی را که در GIS سازمانی وجود ندارد، ارائه دهد. افزودن نظریه‌ها، روش‌ها و چشم اندازهای معماری سازمانی به GIS سازمانی، سیستم را برای پشتیبانی از اهداف سازمان هماهنگ می کند. ادغام ماهرانه معماری سازمانی و GIS نظم را در هرج و مرج ایجاد می کند.

هدف از این کتاب ایجاد پل روی شکاف بین تمرین کنندگان معماری سازمانی و GIS است. خوانندگان برخی از مفاهیم، ایده‌ها و روش‌های معماری سازمانی و GIS را خواهند آموخت. سپس کتاب روشی برای ادغام این مفاهیم برای ایجاد GIS سازمانی بر اساس معماری سازمانی معرفی می کند.